Private Online英会話のクラス紹介！BUSINESS Telephoning編

2020年4月8日 2020年4月15日

Private Online英会話カウンセラーの澤田です！

Private Online英会話の実際の授業の様子をご紹介する、レッスン紹介シリーズ。

今回はビジネス科目の1つ、「BUSINESS Telephoning」のレッスンをピックアップ。

このクラスで学べる内容や、実際の授業の進め方をご紹介いたします。

英語で電話の受け答えをする…想像しただけで無理！と思われがちですが、フィリピン人講師と繰り返し練習すれば大丈夫ですよ。

BUSINESS Telephoningとは？

BUSINESS Telephoningクラスでは、ビジネスシーンでの電話のかけ方、受け方を定型表現や即興のやり取りまで幅広く学びます。

講師を相手にロールプレイ形式で繰り返し練習して、自然に言葉が出てくるようトレーニングします。

ビジネスの場にふさわしい電話応対を身に着けて、電話でのコミュニケーションに自信を持って臨むためのレッスンです。

BUSINESS Telephoningの授業をご紹介！

それでは、ある日のBUSINESS Telephoningの授業を例に、実際のレッスンの流れを見ていきましょう！

この日のテーマは ” getting connected "

さて、この日のレッスンテーマは”getting connected"、「電話をつなげる」です。

まさに最初のステップですね。

この日のテキストはこちら。

STEP①　「電話そのもの」に関する単語・表現を学ぶ！

よし、ビジネス電話を学ぶぞ！と思ったら、最初に学習するのはビジネス以前の「電話そのもの」に関連する単語・表現でした。

携帯電話＝mobile phoneは知っていても、固定電話＝ landline、またはfixed lineは知らない方も多いのではないでしょうか？

電話に関する単語・表現 ①

・固定電話　… landline/fixed line
・携帯電話　…　mobile phone(アメリカ英語ではcell phone)
・スマホ　…　smart phone
・SMS、携帯メール（名詞） … text message

・SMSや携帯メールを送る（動作を表す）… to text someone

・連絡先リスト　…contact list　

・電話をかける　… make a phone call

STEP②　「話し中」を英語で言うと？

電話に関連する基本の英語表現は、まだまだ続きます！

電話のかけ方を学ぶ以前に、知っておくべき単語や表現はこんなにあるのですね…

電話に関する単語・表現 ②

・ダイヤルする　…dial the number/press the buttons
・（電話が）つながる　…　get through
・（かけた相手が）話し中　… the line is busy/the line is engaged
・電話を切る　…　hang up
・留守電メッセージ　…　voicemail
・（携帯電話の）弱い電波　…　poor signal/ weak signal
・電話が突然切れる　…　cut off　

“AmE”や“BrE”ってどういう意味？

さて、レッスンの冒頭では早速山盛りのボキャブラリーに出会いましたが、テキストのところどころに”AmE" や、"BrE" という語が出てきます。

意味が分からないので、”What does AmE mean？”（AmEってどういう意味ですか？）と先生に質問しました。答えは…

・AmE = American English（アメリカ英語）

・BrE = British English（イギリス英語）

だそうです。分からないことがあったら、すぐに先生に聞いて下さいね！

STEP③　最初のひと言　～話したい相手が出た時編～

単語・表現をチェックしたら、いよいよ通話開始です。

まずはカジュアルな言い方から練習します。

携帯電話にかける場合など、「話したい相手が電話に出た場合」は、下のようなカジュアルな言い方でOKです。

例①　Is that Linda？ Hi! It`s Sebastian.

例②　Hello Ramon! 　This is Jose from Sao Paolo here.

例③　How are you？　How's everything over there in Madrid？

STEP ④　誰かに電話を取り次いでもらうには？

さあ、ここからが本当のBUSINESS Telephoningです。

ビジネスの場面では、相手の勤務先に電話をかけて取り次いでもらうことも多々あります。その場合、まずはフルネームを名乗り、会社名を言います。

Good morning.
This is Finn Lausen from Bergen Energy Company Services.

ここがポイント！
上記のように「○○会社の××です」と言うときは、
「フルネーム+ from + 勤務先名」とします。

◆悪い例◆
I am Finn Larsen.

※取次ぎをお願いする前の名乗り方としては、” I am ○○." は失礼にあたりますので、注意しましょう！

名前と会社名を伝えたら、次のように言って電話に出た人に取次ぎを依頼します。

電話を取次いでもらう場合の言い方

Can I speak to Vera Pereira, please？
（Vela Pereiraさんとお話しできますか？）Can I have extension 738, please？
（内線738に繋いでもらえますか？）Could you put me trough to the Accounts Department, please？
（経理部に繋いでいただけますか？）

取次ぎをお願いするにも色々な言い方がありますね。

「put me through to ～（～に電話を繋いでもらう）」は必ず知っておきたい表現です。departmentはビジネス英語では「部署」の意味で使われます。

STEP ⑤　電話の目的（用件）を伝える

STEP ④でようやく目的の人物と電話がつながりました。

まずは電話の目的（用件）を簡潔に伝えます。

I'm calling to find out some information about your products.

(御社の商品についていくつか知りたいことがあるのですが。）

The reason I'm calling is because of a problem we're having with some equipment made by your company.

(御社で製造された機器のいくつかで問題があり、お電話しています。）

I'm calling in connection with an email you sent me.

（メールをいただいた件についてお電話しています。）

こんなふうに、まず用件を簡潔に伝えたあとで詳細を説明しましょう。

STEP ⑥　電話を受けてみよう（社外からの電話）

電話のかけ方が分かったら、次は「受け方」に進みます。

例えば、複数の部署がある会社で代表の電話番号にかかってきた場合はこのように電話に出ます。

Good morning, Media International, Carla speaking, how can I help you？

（おはようございます。Media InternationalのCarlaです。ご用件を承ります。）

ショッピングに行ったときにお店の人が言う”May I help you？”というのはご存知だと思いますが、電話ではHow can I help you？となります。

うっかりhowを忘れてしまわないように注意しましょう！

自分あての電話だったら、こう答える！

さて、外部からの電話に出て、「○○さんをお願いします」と言われ、自分がその本人だったらどう答えればよいでしょうか？

そんな時は、シンプルに”Speaking." と言いましょう。この一言だけで、「今、話しているのがその本人です。」という意味を持ちます。

逆に、”Yes, I am." や”Yes, it is."というのは間違いだそうです。

このように、テキストには間違った受け答えの例も紹介されています。

良い例、NG例の両方をしっかり押さえましょう！

STEP ⑦　電話を受けてみよう（社内からの電話）

もちろん、社内の人からも電話はかかってきますよね。

そんな時は…

Sales Department, Simon speaking.　(営業部門のシモンです。）

このように、部署名と自分の名前だけでOKです。

STEP ⑧　電話の取次ぎをする

次は、お客様や取引先からかかってきた電話を、社内の人に取り次ぐときの表現です。

なお、電話を取り次ぐことを英語でtransfer a call と言います。

それでは、電話を取り次ぐ場合の例を見てみましょう。

I'll try her number for you. Stay on the line, please.（お繋ぎします。お待ちくださいませ。）

また、繋ぎたい人が不在の場合もあります。

The line is busy. Would you like to hold？（話し中です。このままお待ちになりますか？）

I'm sorry, she's not at her desk right now.　（彼女は現在席を外しています。）

stay on the lineやholdなど、ここでも続々と電話応対の際の必須表現が出てきます。

STEP ⑨ 不在の場合に、相手の意向をたずねる

電話の取次ぎを依頼されたものの、その人が不在や話し中で取次ぎができない場合は、電話をかけてきた人に意向を尋ねましょう。

相手の意向を聴くときの表現

Can I take a message？（ご伝言をいただけますでしょうか。）
Would you like to leave a message？（ご伝言を残されますか？）
Would you like to call back after two？（2時以降に再度お電話なさいますか。）
Shall I ask her to call back？（後からかけ直すように、彼女に申し伝えましょうか？）
Is there someone else who can help you？（誰か他の者に代わりましょうか。）